Como funciona contabilidade online: tudo o que você precisa saber sobre esse formato de gestão contábil

Alessandra Ferreira

Contabilidade Online

Mar 24, 2021

Como funciona contabilidade online: tudo o que você precisa saber sobre esse formato de gestão contábil

Promover uma gestão contábil que seja, de fato, eficiente é um dos maiores desafios de qualquer empreendedor.

No entanto, essa tarefa tem se tornado mais simples com o surgimento da contabilidade online. Você já ouviu falar?

Convidamos você a continuar a leitura para entender nas próximas linhas deste artigo o que é e como funciona a contabilidade online.

Além disso, vamos mostrar os cuidados que você deve tomar antes de contratar esse tipo de serviço e também quais são as principais vantagens da contabilidade online:

Centralização de dados e informações;
Praticidade operacional;
Automatização de tarefas;
Agilidade e otimização do tempo;
Facilidade de acesso aos dados;
Redução de custos;
Robusta segurança de dados.

Leia também: MEI O que é contabilidade online, como funciona e 10 vantagens

O que é contabilidade online?

Os avanços tecnológicos nos últimos anos tem provocado mudanças nas mais diferentes áreas, inclusive na contabilidade. E é nesse contexto que surge a contabilidade online.

Trata-se da transferência dos serviços de versão contábil para o ambiente digital. A contabilidade online nada mais é do que a utilização de uma plataforma virtual para mediar as interações entre o contador e a parte contratante e automatizar uma série de tarefas contábeis.

Veja mais: MEI Contabilidade online vale a pena? É confiável?

Como funciona contabilidade online?

Para entender como funciona contabilidade online, é importante salientar que o serviço prestado é basicamente o mesmo que o da contabilidade “tradicional”, em que há um escritório físico, encontros presenciais e muitas tarefas manuais.

Como bem mencionamos no tópico anterior, a contabilidade online funciona em ambiente 100% virtual.

Todas as interações entre o contador e o cliente que contratou esse tipo de serviço se dá a partir de uma plataforma online; ou seja, completamente à distância.

Além disso, é nessa plataforma que ficam armazenados todos os documentos relevantes para a gestão contábil, como relatórios, dados sobre as finanças da empresa, demonstrativos, notas fiscais etc.

O entendimento sobre como funciona contabilidade online também passa pelo fato de que toda a gestão ocorre nesse ambiente virtual. E isso inclui:

apuração de tributos;
escrituração;
entrega de obrigações;
envio de declarações;
emissão de notas fiscais;
balanço patrimonial;
elaboração do demonstrativo de resultados;
orientação tributária e trabalhista.

Na contabilidade online, todos os documentos e informações de maior relevância para a gestão contábil ficam armazenados na nuvem. O acesso a eles é restrito ao contratante, ao contador e a outras pessoas autorizadas.

Veja também: Contabilidade Online X Contabilidade Tradicional: qual usar?

Quais são as principais vantagens da contabilidade online?

A contabilidade online é um serviço que pode beneficiar qualquer empresa, especialmente os modelos de negócio de baixa complexidade e profissionais autônomos e liberais.

Agora que você já sabe o que é e como funciona a contabilidade online, é hora de conferir algumas das principais vantagens que esse formato tem a oferecer.

1- Centralização de dados e informações

Na contabilidade online, todos os dados e informações mais relevantes sobre a empresa ficam centralizadas em uma única plataforma.

Assim, você não perde tempo procurando documentos ou entrando em contato com o contador em busca desses documentos, está tudo ali, no sistema!

2- Praticidade operacional

Em poucos cliques, é possível acessar a plataforma e entrar em contato com o contador para esclarecer dúvidas.

Dessa forma, em caso de alguma questão mais relevante, tudo se resolve sem que você tenha que sair de sua empresa.

3- Automatização de tarefas

Muitas tarefas manuais podem ser automatizadas na contabilidade online, o que ajuda a evitar erros e permite que o contratante e o contador possam se concentrar em questões de caráter mais estratégico.

Chega de ficar fazendo essas coisas repetitivas manualmente, automatize as tarefas!

4- Agilidade e otimização do tempo

Por ser menos burocrática, a contabilidade online ajuda a garantir maior agilidade aos processos contábeis, otimizando o tempo do contratante e do contador.

Com isso, você pode se dedicar mais ao seu negócio e menos à burocracia contábil.

5- Facilidade de acesso aos dados

A plataforma do serviço de contabilidade online pode ser acessada em qualquer dispositivo móvel conectado à internet e a qualquer hora.

Mesmo em trânsito ou em um local distante de sua empresa você tem acesso a tudo que precisa.

6- Redução de custos

A contabilidade online tem um custo significativamente menor que o formato tradicional porque tudo é automatizado e feito de forma eletrônica.

7- Robusta segurança de dados

Os dados armazenados na plataforma ficam completamente seguros, sendo possível configurar permissões para quem pode ou não acessá-los.

Você pode ficar tranquilo quanto ao sigilo de suas informações.

Leia mais: Contabilidade online para MEI: entenda o que é, como funciona e as 5 principais vantagens que esse formato oferece

Que cuidados tomar antes de contratar o serviço de contabilidade online?

Bom, ficou claro como funciona contabilidade online e as vantagens que ela pode trazer para o seu negócio?

Então confira agora alguns cuidados que você precisa tomar antes de contratar esse tipo de serviço.

Há pouca pessoalidade na contabilidade online;
As interações ambiente 100% virtual pode ser um empecilho para quem não tem familiaridade com ferramentas digitais;
A contabilidade online tende a ser mais bem sucedida com negócios de baixa complexidade fiscal e tributária.